Aydınlatma Metni

AYDINLATMA METNİ

KOLAY OFİS.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ 

KOLAY OFİS. (“KOLAY OFİS” veya “Şirket”) olarak, iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz müşterilerin ve kurumsal müşteri çalışanlarının kişisel verilerini Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) göre veri sorumlusu olarak topluyor ve işliyoruz. Kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi, kimlerle paylaştığımızı ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi  açıklayan bu metni dikkatlice okumanızı öneriyoruz.

Şirketimizin kişisel verileri nasıl işlediği hakkında detaylı bilgiye www.sanalofisankara.net adresindeki Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikamızdan ulaşabilirsiniz.

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin tüm sorularınız için, [email protected] e-posta adresi üzerinden KOLAY OFİS İrtibat Kişisi ile iletişime geçebilirsiniz.

1. Müşteriler ile İlişkiler Kapsamında Hangi Kişisel Verilerinizi Topluyoruz?

Müşteriler ile olan ilişkiler kapsamında; kimlik bilgileriniz (adınız ve soyadınız, kimlik numaranız, vergi numaranız, doğum tarihiniz, baba adınız), iletişim bilgileri (telefon numaranız, adresiniz, e-posta adresiniz), finans bilgileriniz (banka hesap bilgileri, IBAN numarası, kredi kartı bilgileri, finansal hareket bilgileri, borç bakiyesi), müşteri işlem bilgisi (fatura bilgisi, sipariş bilgisi, müşteri talimatları, müşteri numarası, kullanıcı adı ve şifre), risk yönetimi bilgileri (finansal risk değerlendirmeleri, istihbarat araştırmaları), firma, meslek/görev/unvan bilgileriniz ile iş süreçlerimizin yürütülmesi kapsamında gerekli olan diğer bilgileriniz (imza, araç plakası, eğitim bilgisi, seyahat ve konaklama bilgileri, kimlik fotokopisi, öneri, talep ve şikayet bilgisi, kasko, araç ve ruhsat bilgileri) toplanmaktadır.

Kişisel verilerinizi pazarlama faaliyetlerimiz kapsamında işleyebilmemiz için rıza vermeniz durumunda, ayrıca pazarlama verileriniz de (kullanım alışkanlıklarınız, ürün ve hizmetlerimize ilişkin tercih ve beğenileriniz, müşteri memnuniyet anketi sonuçları) toplanmaktadır.

2. Kişisel Verilerinizi Hangi Yöntemlerle Topluyoruz?

Kişisel verileriniz, e-posta ve whatsapp yazışmaları gerçekleştirilmesi, telefon görüşmelerinin yapılması ya da fiziki veya elektronik ortamda form doldurulması ya da belge alışverişi suretiyle; kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemler ile toplanmaktadır.

3. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız Nelerdir?

Kişisel verilerinizi, işleme amaçlarımızdan bazıları, aşağıdaki tabloda örnekler ile açıklanmıştır:

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilenlerin haricinde ayrıca, iş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerimizin mevzuata uygun yürütülmesi, reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, şirket faaliyetlerinin raporlanması süreçlerinin yürütülmesi, ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin yürütülmesi, şirketin finansal risk süreçlerinin planlanması ve icrası, talep/şikayetlerin takibi, yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla da yurtiçinde işlenmektedir.

Kişisel verilerinizi pazarlama faaliyetlerimiz kapsamında işleyebilmemiz için rıza vermeniz durumunda kişisel verileriniz, ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, satın almış olduğunuz veya ilgilendiğiniz ürün ve hizmetlere ilişkin tercih, alışkanlık ve beğenilerinizin incelenmesi; ürün ve hizmetlerin bu doğrultuda özelleştirilmesi, size özel kampanya ve promosyon çalışmalarının yürütülmesi ile amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerinizi Hangi Hukuki Sebeplere Dayalı Olarak İşliyoruz?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre kişisel verilerin işlenebilmesi için Kanun’da belirtilen hukuki sebeplerden en az birinin bulunması gerekir. KOLAY OFİS. olarak kişisel verilerinizi, veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebeplerine dayalı olarak işliyoruz. Aramızda sözleşmesel ilişkinin bulunduğu müşterimiz iseniz, kişisel verilerinizi ayrıca sözleşmenin ifası hukuki sebebine dayalı olarak işliyoruz.

Bununla birlikte rızanızın sorulduğu kişisel veri işleme faaliyetlerine rıza  göstermeniz halinde, söz konusu kişisel verileriniz ancak “açık rıza” hukuki sebebine dayalı olarak işlenecektir.

5. Kişisel Verilerinizi Kimlerle, Ne İçin Paylaşıyoruz?

Kişisel verilerinizi, üçüncü kişilerden mal veya hizmet tedariki kapsamında destek alınması, yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, denetim ve raporlamaların yapılabilmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla, yurtiçi veya yurtdışındaki iş ortaklarımız, tedarikçiler, kanunen yetkili özel kuruluşlar ve topluluk şirketlerimiz ile paylaşılmaktadır. Kişisel verileriniz, yasal bir talep veya soruşturma olması durumunda hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz için yetkili kurum ve kuruluşlar ile de paylaşılmaktadır.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen üçüncü taraflar ile, bir hakkın tesisi, kullanılması, veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması veya korunması ile hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi hukuki sebeplerine dayalı olarak paylaşılmaktadır.

6. Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?

Kanun’un ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi Şirketimize iletmek için,  www.sanalofisankara.net adresinde bulunan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurabilir, talebinizi sistemlerimizde kayıtlı olan e-posta adresiniz üzerinden İrtibat Kişisi e-posta adresine [email protected] gönderebilir veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen diğer yöntemler ile taleplerinizi bize iletebilirsiniz.